ZARZĄDZENIE NR 10/I/2007
Wójta Gminy Mieścisko
z dnia 4 stycznia 2007 r.
w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Mieścisko
Na podstawie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z 2005 r. ze zmianami ) zarządzam co następuje:
§ 1.
Wprowadzam „ Procedury Kontroli Finansowej w Urzędzie Gminy Mieścisko w brzmieniu określonym załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 10/I/2007
Wójta Gminy Mieścisko z dnia 4 stycznia 2007 roku
Rozdział I
Przepisy ogólne
§ 1
1. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem. Kontrola finansowa obejmuje :
- przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ,
- badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
- prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.
2. Procedury kontroli finansowej zostały opracowane z uwzględnieniem Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ujętych w załączniku do komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 roku / Dziennik Urzędowy Ministerstwa Finansów Nr 7 z 30 czerwca 2006 roku / .
3. Procedury obowiązują wszystkich pracowników Urzędu Gminy Mieścisko oraz wszyscy odpowiedzialni są za ich przestrzeganie w zakresie powierzonych obowiązków służbowych wynikających z zakresu czynności.
Rozdział II
Procedury
§ 2
Czynności określone w niniejszym rozdziale wykonuje wójt gminy lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.
§ 3
1. Środki publiczne należne jednostce powinny być pobierane na zasadach określonych we właściwych aktach prawnych, umowach lub innych dokumentach.
2. Przy wykonywaniu czynności związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych uwzględnia się zasady określone w odrębnych przepisach.
3. Jeżeli należność jednostki nie została uregulowana w terminie, w prawidłowej wysokości, czy zgodnie ze stanem faktycznym – wzywa się dłużnika do zapłaty w terminach określonych we właściwych przepisach. Jeżeli nie zostały one przewidziane dokonuje się tego niezwłocznie.
4. W razie bezskutecznych wezwań do zapłaty wszczyna się niezwłocznie właściwą procedurę egzekucyjną.
5. Umarzanie, odraczanie lub rozkładanie na raty spłaty należności pieniężnych regulowane jest przepisami odrębnymi.
§ 4
1. Zobowiązania finansowe zaciąga się z uwzględnieniem zasad. o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
2. Wydatki jednostki dokonywane są z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 35 ustawy o finansach publicznych.
3. Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków realizowane jest z uwzględnieniem Prawa zamówień publicznych.
§ 5
1. Zamówień publicznych udziela się z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 6
1. Zwrotu środków publicznych dokonuje wójt gminy z zastrzeżeniem odrębnych przepisów.
2. O stwierdzonej na podstawie ewidencji księgowej konieczności zwrotu środków publicznych niezwłocznie informuje się wójta gminy .
Rozdział III
Wykonywanie kontroli finansowej
§ 7
1. Kontrola w zakresie:
a/ pobierania i gromadzenia środków publicznych,
b/ zaciągania zobowiązań finansowych,
c/ dokonywania wydatków ze środków publicznych,
d/ udzielania zamówień publicznych,
e/ zwrotu środków publicznych, następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego – ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku odpowiedniego postępowania – ze stanem wymaganym.
2. Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.
§ 8
1. Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności, zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym oraz zgodności z planem finansowym.
2. Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.
3. Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania/wydatkiem, a realizacją zadań ustawowych/statutowych oraz adekwatność zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.
4. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją do spodziewanych efektów.
5. Rzetelność – dotyczy zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Urzędu Gminy w Mieścisku były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany są faktyczne udokumentowane zgodnie z rzeczywistością.
6. Zgodności z planem finansowym – oznacza zbadanie, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym wydatków budżetowych.
§ 9
Wewnętrzna kontrola finansowa sprawowana jest jako:
1. Kontrola wstępna, tj. dokonywana przed wystąpieniem zdarzenia gospodarczego, polegająca na:
a) stwierdzeniu, przez upoważnioną osobę, celowości zaciągania zobowiązania finansowego lub dokonania określonych wydatków – analiza projektów umów, porozumień i innych dowodów powodujących powstanie zobowiązań,
b) potwierdzeniu przez upoważniona osobę, ujęcia wydatku w planie finansowym.
2) Kontrola bieżąca – wykonywana po kontroli wstępnej, polegająca na:
a) stwierdzeniu czy faktura, rachunek lub inny dokument księgowy jest prawidłowy pod względem merytorycznym,
b) stwierdzeniu czy zaciągnięcie zobowiązania finansowego lub dokonanie określonego wydatku jest zgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,
c) sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem formalno-rachunkowym.
3) Kontrola następna – obejmuje analizę stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
§ 10
Do samokontroli, która polega na prawidłowości wykonywania własnej pracy, zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności.
§ 11
1. Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji, sprawują w szczególności:
a/ wójt gminy
b/ skarbnik gminy,
c/ kierownicy referatów
d/ inni pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej za podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.
2. Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:
a) bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,
b) bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,
c) podejmowania działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności do składania odpowiednich wniosków do kierownika jednostki.
3. W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu, kontrolę operacji gospodarczych sprawują osoby wskazane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Mieścisko.
§ 12
Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania oraz we właściwych przypadkach, odprowadzania do budżetu dokonuje wójt gminy lub osoby przez niego upoważnione.
§ 13
1. Wstępna kontrola przyszłych wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez wójta gminy na etapie sporządzania planu finansowego.
§ 14
Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki:
a/ obejmuje kontrolę pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,
b/ obejmuje kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz
innych podmiotów,
c/ przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, której sposób jej przeprowadzania, terminy
oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone w Zarządzeniu Wójta Gminy Mieścisko
§ 15
1. Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez wójta gminy na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w tym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu.
§ 16
1. Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie skarbnik gminy przed zaciągnięciem przez jednostkę zobowiązania.
2. Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie skarbnik gminy przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.
§ 17
1. Złożenie podpisu przez skarbnika gminy na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo (merytorycznego), oznacza, że:
a) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.
§ 18
1. W celu wypełnienia obowiązków, o których mowa w § 4 i § 5, skarbnik gminy może żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki:
a) udzielania w formie ustnej lub pisemnej – w terminie przez niego określonym– niezbędnych informacji i wyjaśnień,
b) udostępnienia – w trybie natychmiastowym – do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.
2. W razie wątpliwości, co do zgodności z prawem operacji gospodarczej, skarbnik może niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego, zażądać również opinii radcy prawnego na temat legalności danej operacji.
3. Skarbnik gminy może wnioskować do wójta gminy o określeni trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
§ 19
Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje wójt gminy.
§ 20
Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje wójt gminy.
§ 21
W razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w § 5 ust. 1 skarbnik gminy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie ich nie usunięcia odmawia podpisania dokumentu, o czym zawiadamia pisemnie kierownika jednostki.
§ 22
1. Kontrolę następczą gospodarki finansowej, gospodarowania mieniem i udzielania zamówień publicznych prowadzi wójt gminy.
2. Wójt gminy dokonuje kontroli stosowania procedur ustalonych niniejszym zarządzeniem przez poszczególne referaty urzędu gminy.
3. Skarbnik gminy dokonuje kontroli operacji pod względem przejrzystości i jawności. Kontrola ma charakter kontroli dokumentów księgowych.
4. Przez przejrzystość rozumie się stosowanie określonych, jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z zakładowym planem kont i zasadami rachunkowości.
5. Jawność oznacza takie sporządzanie dokumentów i prowadzenie rachunkowości, aby były zabezpieczone potrzeby w zakresie sprawozdawczości finansowej i budżetowej oraz aby zapewniony był dostąp do informacji, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
6. Wójt gminy i skarbnik gminy mogą żądać przedstawienia w trybie natychmiastowym wszelkich dokumentów, danych, wyliczeń i innych oraz udzielenia wyjaśnień ustnych lub pisemnych dotyczących badanego postępowania.
Rozdział IV
Stwierdzenie wykonania obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, odpowiedzialność
§ 23
Pracownicy, którym powierzono obowiązki w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, z tytułu nieprawidłowego i nieterminowego ich wykonania, ponoszą odpowiedzialność określoną w przepisach szczególnych.
§ 24
Podpis Wójta Gminy Mieścisko zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.