ZARZĄDZENIE Nr 48/2011

Wójta Gminy Mieścisko

z dnia 11 maja 2011 roku

 

w sprawie ustanowienia, opracowania i wdrożenia w Urzędzie Gminy Mieścisko Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z normą ISO 9001, powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością i ustalenia składu zespołu Dokumentacyjno – Wdrożeniowego w Urzędzie Gminy Mieścisko.

 

Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam:

§ 1

1. W związku z uczestnictwem Gminy Mieścisko w projekcie „Partnerstwo administracji samorządowej dla efektywniejszej realizacji usług publicznych”  zarządzam opracowanie i wdrożenie w Urzędzie Gminy Mieścisko Systemu Zarządzania Jakością – zwanego dalej SZJ – zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009.

2. Powołuję Panią Alicję Kędracką na Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

3. Zakres odpowiedzialności i uprawnień Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakości stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

4. Prace przygotowawcze rozpoczną się szkoleniami pracowników Urzędu Gminy.

 

§ 2

1. Powołuję auditorów w składzie :

1) Pani Alicja Kędracka

2) Pani Danuta Lemańska

3) Pani Mariola Czelna

4) Pani Paulina Durak

2. Do zadań auditorów należy przeprowadzanie wewnętrznych auditów systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy Mieścisko oraz prowadzenie stosownej dokumentacji.

 

§ 3

1. W celu sprawnego zarządzania całością zadań związanych z wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością powołuję Zespół Dokumentacyjno – Wdrożeniowy w składzie:

1) Pani Danuta Lemańska

2) Pani Mariola Czelna

3) Pani Paulina Durak

4) Pan Przemysław Renn

 

2. Do zadań Zespołu Dokumentacyjno – Wdrożeniowego należy:

1. Uczestnictwo w szkoleniach kadry kierowniczej przygotowujących wdrożenie SZJ. Zdefiniowanie i określenie procesów, których realizacja stanowi o spełnieniu przez Urząd wymagań klientów i obowiązujących przepisów,

2. Przygotowanie projektu Polityki Jakości oraz ogólnych celów działania Urzędu – krótko i długoterminowych,

3. Określenie sposobu dokumentowania tych procesów oraz stworzenie wspólnie z pracownikami referatów ich opisu, przeanalizowanie przebiegu procesów pod kątem efektywności działania i zapisania w postaci standardu postępowania,

4. Określenie granic procesów oraz ich celów, sposobów i metod pomiaru stopnia realizacji tych celów,

 

 

5. Opracowanie Księgi Jakości w części dotyczącej poszczególnych referatów oraz dokumentacji wymaganej normą ISO 9001

6. Wdrożenie opracowanej dokumentacji na stanowiskach pracy po ustanowieniu systemu tego wdrożenia,

7. Przedkładanie kwartalnych sprawozdań dla Wójta Gminy po wdrożeniu systemu i jego certyfikacji w celu inspirowania działań doskonalących,

8. Opracowanie i przestrzeganie harmonogramu wdrożenia SZJ.

9. Opracowanie procedur systemowych i operacyjnych w referatach oraz na samodzielnych stanowiskach pracy

10. Zatwierdzanie merytoryczne projektów dokumentacji na potrzeby SZJ w referacie.

11. Nadzorowanie przebiegu wdrożenia SZJ w referacie.

 

§ 4

Zobowiązuję wszystkich pracowników do zaangażowania się i czynnego udziału w pracach związanych z wdrożeniem SZJ.

 

§ 5

Realizację zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. SZJ

 

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 48/2011

Wójta Gminy Mieścisko

z dnia 11.05.2011 r.

 

Odpowiedzialność i uprawnienia Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością

Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za:

1. Nadzór nad aktualnością kompletnością i zgodnością z normą ISO 9001 dokumentacji systemowej.

2. Zapewnienie dostępności do dokumentacji systemowej.

3. Organizację i nadzorowanie wdrażania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania jakością.

4. Nadzór nad wdrażaniem zdefiniowanych działań korygujących i zapobiegawczych oraz przechowywanie zapisów świadczących o powyższym.

5. Analizowanie wyników monitorowania procesów oraz proponowanie ulepszeń w SZJ.

6. Przygotowywanie materiałów na przeglądy SZJ.

7. Planowanie środków potrzebnych na utrzymanie i doskonalenie ISO i przedkładanie w/w. materiału wg kompetencji.

8. Określenie potrzeb szkoleniowych związanych ze spełnieniem wymagań ISO 9001.

9. Nadzorowanie monitorowania zadowolenia klientów i proponowanie na tej podstawie ulepszeń w działaniu oraz wprowadzanie nowych standardów pracy.

10. Przedstawianie wójtowi gminy materiałów dotyczących funkcjonowania ISO w Urzędzie na przeglądzie SZJ.

11. Przedstawianie wójtowi gminy problemów związanych z funkcjonowaniem Urzędu w ramach przyjętego systemu zarządzania oraz jego potrzeb związanych z utrzymaniem i doskonaleniem systemu.

12. Monitorowanie bieżącej realizacji celów zdefiniowanych w Polityce Jakości.

13. Współpraca z zewnętrznymi jednostkami certyfikującymi i konsultacyjnymi (ustalanie zasad organizacji współpracy przy wdrażaniu, współpraca przy organizacji auditów zewnętrznych itp.),

 

Pełnomocnik ds. Zarządzania jest uprawniony do:

1. Akceptowania propozycji zmian w dokumentacji systemowej,

2. Wprowadzania zmian w dokumentacji systemu,

3. Zatwierdzania dokumentacji systemowej.

4. Wydawanie poleceń wszystkim pracownikom w zakresie SZJ.